9 tehnici de creștere a eficienței în vremuri grele (și nu numai)

Eficiența mea este greu pusă la încercare zilele astea. Lucrez remote, momentan din Spania, unde m-am relocat de peste două luni. În perioada asta, cred că aproape toți muncim mai greu, mai fragmentat și mai puțin concentrat pentru că atenția ne e împărțită în mai multe direcții. Și când mintea noastră procesează mereu un subiect… războiul, în cazul de față, e greu să te concentrezi pe altceva. Cel puțin eu așa simt.

La început de martie, mi-a fost mult mai greu să mă concentrez și să mă țin de treabă. Aveam, aproape constant, nevoia să caut știri, să dau scroll pe Facebook în speranța unor informații. A unor vești. Bune.

Veștile bune nu au venit, dar eficiența mea a scăzut, așa că am fost nevoită să lucrez și-n weekend ca să recuperez orele de citit știri, de scroll compulsiv și de făcut altceva decât implicarea în proiectele mele profesionale.

M-am gândit azi ce aș putea face ca să mă asigur, încă o dată, că nu mă las dusă de val. Și cum să-mi cresc eficiența, ca să pot fi concentrată, atentă și extra productivă.

Iată aici câteva idei pe care le pun în aplicare și mai strict de câteva zile:

1. Îmi opresc WhatsApp pe laptop

Când lucrez task-uri complexe și creative, nu îmi țin deschis WhatsApp-ul pe calculator. E neproductiv să mă opresc la fiecare piuit ca să văd cine-mi scrie. De cele mai multe ori, nu e nimic urgent, poate nici măcar profesional nu e. Așa că aloc timp WhatsApp-ului, dar nu când pregătesc strategii de comunicare, planuri sau un calendar de activități. Nu-l țin pornit nici când scriu articole de content, comunicate sau texte pentru site-uri ori pentru social media.

2. Îmi țin telefonul pe silent

Pe cât posibil, telefonul meu e pe silent. Aproape toată ziua. Doar când ies afară, când nu lucrez sau când aștept să vorbesc cu cineva îl las cu sonorul pornit. Am avut zeci și zeci de cazuri în care eram întreruptă fix când scriam ceva important. Uneori, pleca și ideea odată cu țâr-țâr. Ai pățit și eu asta?

3. Fiecare task, pe rând

Știu că pare ceva de la sine înțeles, dar deseori îmi dădeam seama că fac două lucruri în același timp. Sau chiar trei: pregătesc o campanie de lansare pentru un nou produs, programez postarea aia care trebuie să intre azi și răspund la acel mail. Adică le fac pe fiecare printre picături. Uneori îmi dădeam seama că mailul a rămas în drafts, nici nu l-am mai trimis. Oare de ce?

4. Iau pauze scurte

Priveliștea minunată pe care am avut-o în primele două luni în Spania (din living și balcon) mă invitau la propriu să fac pauze. Dar și dacă aș sta în cel mai oribil loc, tot aș vrea să-mi iau pauze. De câteva zile, iau pauze scurte (de 3-5 minute) după fiecare task mare finalizat. Asta înseamnă că mă ridic de pe canapea/de pe scaun, ies pe balcon, privesc marea, cerul, fac câteva întinderi sau exerciții fizice ușoare și beau niște apă. Revin la următorul task mai energizată, deși nu am făcut mare lucru în acea pauză.

5. Mănânc înainte să încep să lucrez. Și am apă lângă mine

Nu mă pun niciodată la lucru fără să mănânc. Și mereu țin un recipient cu apă la îndemână.

Știi cum e cu procrastinarea, așa-i? Când ai de făcut ceva greu, complex, e tare ușor să tot amâni. Ba ți-e foame, ba ți-e sete

6. Am clar în minte ce am de făcut în acea săptămână și în fiecare zi

Nu de puține ori am intrat în panică pentru că simțeam că am foarte multe lucruri de făcut. Mi-am dat seama că o foarte bună organizare, pe zi și pe săptămână, mă ține departe de panică și nu mai intru în criză de timp.

7. Setez obiectivele importante ale săptămânii

La fel ca noi toți, am zeci de chestii de făcut: un plan de comunicare, 30 texte pentru un site nou, zeci de postări pentru social media, campanii, comunicate de presă, programare emisiuni, research, contactare parteneri și colaboratori, la care se adaugă delegarea de sarcini spre colaboratori și editarea/corectarea materialelor.

Dacă-mi notez care sunt top 3 acțiuni valoroase ale săptămânii, mă concentrez pe ele cu prioritate. La mine în document, aceste obiective sunt notate cu o culoare distinctă față de restul task-urilor și sunt împărțite în task-uri specifice.

Spre exemplu, pentru un plan de comunicare pe care vreau să-l pregătesc pentru un proiect, voi nota luni research proiect X, marți poate că vin cu câteva idei, urmând ca miercuri să scriu textele propriu-zise și joi să le trimit spre client.

În felul acesta, dacă sunt lucruri pe care nu apuc să le fac, mă asigur că nu sunt cele esențiale, ci mărunte, care suportă amânare.

8. Încep cu ce e foarte valoros

Pe cât posibil, încerc să-mi canalizez energie dimineața pe task-uri creative și să nu-mi încep ziua cu sarcini de rutină: trimiterea de facturi, programarea unor postări pe social media sau alte lucruri mărunte. Pe astea le pot face oricând, spre exemplu seara, când sunt low energy.

9. Bifez fiecare task realizat

După ce finalizez un task, intru în documentul cu sarcini zilnice/săptămânale și bifez acel task. Am astfel grijă se eliberez hormoni ai fericirii pentru că văd cum obiectivele mele sunt realizate și mă simt mult mai bine.

Hai să completăm lista. Tu ce tehnici de eficientizare a muncii & time management folosești?